Contrôle des comptes d'une association

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Ce texte est un brouillon d'un document donnant quelques aides pour les personnes non-professionnelles chargées de contrôler les comptes d'une association. L'auteur est à votre disposition (schutz AT mathgen.ch) pour toute question, commentaire, ou demande d'information supplémentaire.

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D'après l'Office Fédéral de la Statistique, la moitié des Suisses adolescents et adultes sont actifs dans une association ou une organisation.[1]. Pour ceux qui en sont membres, il y a de fortes chances qu'ils soient appelés, une fois ou l'autre, à s'occuper du contrôle des comptes annuels de leur association après s'être porté volontaire lors de l'assemblée générale de l'année précédente.

Si pour les grandes associations ce contrôle est souvent fait de façon professionnelle, pour les petites associations, dans beaucoup de cas, il se fait souvent avec le trésorier, autour des classeurs contenant les pièces comptables (et d'un verre de vin...). Beaucoup de contrôleurs volontaires ignorent souvent quelle est leur tâche; au delà d'un "vérifier que tout est correct" général, il est souvent difficile de savoir quels contrôles effectuer. Bien entendu, on ne demande pas au contrôleur bénévole de faire le même travail qu'un réviseur expérimenté, mais le contrôleur signe le rapport final et engage donc sa responsabilité — il vaut donc la peine d'avoir une petite idée de ce que cette tâche représente. Même si le contrôle des comptes d'une petite association n'est heureusement pas la même chose que celui d'une banque, il est néanmoins possible de faire un travail efficace et utile sans formation et en y consacrant uniquement quelques heures.

Contents

Contrôle des comptes ?

La manière dont sont tenus les comptes peut varier, mais en général, le contrôleur aura devant lui les documents suivants:

  • Pièces comptables: c'est l'ensemble des justificatifs de la comptabilité, factures payées, relevés de banque, etc.
  • Comptabilité: le plus souvent faite à l'ordinateur, c'est la liste de toutes les écritures comptables (mouvements) de l'année, ainsi qu'un résumé par compte.
  • Comptabilité "dactylographiée" ou mise au net: celle qui sera présentée à l'assemblée générale

Une bonne partie du contrôle est intuitif: est-ce que les opérations effectuées pendant l'année sont bien celles que l'on attend dand une telle association ? Est-ce que la comptabilité rend correctement compte de la situation réelle ? Est-ce que les chiffres présentés à l'assemblée générale sont bien ceux de la comptabilité ?

Tâches à faire

Dans tous les cas, n'hésitez pas à poser des questions au trésorier, sans avoir peur qu'elles soient stupides. Tout dépend des gens, mais je préfère personnellement que les contrôleurs de comptes me posent trop de questions que d'avoir l'impression que personne ne regardera jamais la comptabilité.

  • Contrôle des soldes: pour chaque compte de banque, ou CCP, le solde indiqué dans la comptabilité doit être le même que celui indiqué sur les relevés. C'est peut-être là le point le plus important du contrôle: si le bilan indique que l'association a 10'000.- en banque, il est indispensable que les relevés de compte indiquent que ce montant existe bien ! Ça peut paraître évident, mais il y a quelques années, dans une association de taille assez importante, le trésorier avait détourné plus de 100'000.-, et pour justifier le "trou" il remplaçait le décompte de la banque par une page à entête de l'association sur laquelle il écrivait "Solde du compte au 31 décembre: 100'000.-". Cette "astuce" n'a pas été découverte par plusieurs contrôleurs des comptes successifs !
  • Contrôle des pièces comptables. Il n'est pas nécessaire de contrôler toute la comptabilité: un contrôle par sondage, par exemple, pour un compte bancaire donné, en choisissant un mois de l'année au hasard, devrait suffire (sauf en cas de problème dans les pièces de ce mois, où il devient raisonnable de contrôler un peu plus). Le contrôle consiste à vérifier, pour chaque mouvement (recette ou dépense), s'il est justifié et documenté. Pour les recettes, ça peut vouloir dire par exemple comparer la liste des entrées de cotisations avec la liste des membres, mais en règle générale, ce sont surtout les dépenses qui sont contrôlées. Il y a deux choses principales à vérifier:
  • Y'a-t-il une pièce comptable probante pour chaque dépense, c'est-à-dire une facture, ticket de caisse ou autre pièce justificative (idéalement, signée par un membre du comité qui avait commandé le produit ou la prestation) ? Dans le cadre d'une association, il est certainement inutile d'être trop formel sur la présence de pièces pour des petits montants, tant que leur absence n'est pas la règle. Par exemple, une feuille de papier signée indiquant "Achat de papier à photocopier le 5 mars, 4.95 CHF, ticket perdu" est probablement suffisante; bien entendu, tout dépend du montant et une pièce similaire pour justifier l'achat d'un ordinateur à 2000.- serait difficilement admissible.
  • La dépense est-elle compatible avec les buts de l'association ? Cette question est également importante: l'association ne peut dépenser de l'argent que dans les buts définis dans les statuts. Bien sûr, il peut être délicat de déterminer si c'est le cas ou non. Si une école de musique achète des partitions ou des instruments, il y a peu de doutes sur la bonne utilisation de l'argent. Si elle achète et offre des laptops et des bouteilles de whisky pour les membres du comité, c'est plus douteux. Il faut néanmoins ne pas être trop formel ici, en particulier pour les petits montants: si le comité achète quelque chose à boire et à manger pour ses réunions, c'est probablement acceptable; une bouteille de whisky offerte exceptionnellement comme cadeau d'au revoir à quelqu'un qui a été membre du comité pendant longtemps l'est probablement aussi (si le prix est compatible avec les moyens de l'association...). Si l'association à un budget total de 10,000 francs, et que 2000.- sont utilisés pour payer le soûper annuel du comité dans un restaurant gastronomique, il faudra certainement faire un commentaire.
  • Contrôles au hasard et des mouvements importants: en plus de contrôles systématiques (sur un mois entier), il peut valoir la peine de jeter un coup d'oeil rapide aux autres mouvements. En particulier, les mouvements qui représentent des montants importants (relativement au budget de l'association...) méritent une vérification rapide.
  • Contrôles inverses: en plus de choisir un mois entier pour certains comptes, il peut être intéressant de faire le contrôle inverse: prendre un compte de recettes ou de dépenses en entier (s'il ne contient pas trop d'écritures), et le vérifier systématiquement.
  • Contrôle des reports: dans la comptabilité, une grande partie du travail consiste à reporter des sommes d'une page à l'autre. Par exemple, le solde d'un compte bancaire à la fin de l'année sera reporté comme solde de ce compte au début de l'année suivante; la somme de tous les salaires payés qui figurent dans le compte détaillé des salaires sera reporté sur le compte de profits et pertes sous l'intitulé salaire. Dans la plupart des cas, ces reports sont faits automatiquement par le programme de comptabilité; le risque le plus important sera plutôt si le résultat des comptes est copié à la main dans un traitement de texte pour impression sur du papier à lettre de l'association. En général, ce sont ces documents qui seront présentés à l'assemblée générale et qui seront approuvés, il est donc important qu'il soient cohérents avec les chiffres donnés par le programme de comptabilité. Un contrôle sérieux des reports permet aussi de détecter des problèmes, tels que par exemple une erreur corrigée au dernier moment dans un compte, mais que seule une partie des documents ait été réimprimée, ce qui provoquera des incohérences dans les reports.
  • Comparaison avec les années précédentes: en général, l'activité d'une association ne change pas énormément d'une année à l'autre; en comparant la comptabilité avec les années précédentes, il est possible d'identifier quels comptes ont vu de gros changements d'un exercice à l'autre. Ces comptes peuvent faire l'objet d'un examen approfondi pour voir ce qui peut expliquer ces différences.

Vérifications formelles

Au delà de la vérification des pièces qui font partie de la comptabilité, il y a un certain nombre de choses à vérifier qui peuvent manquer dans la comptabilité.

  • Récupération de l'impôt anticipé: la plupart des intérêts perçus sur des comptes bancaires en Suisse sont grevés d'un impôt anticipé de 35%, prelevé directement par la banque. Pour une personne physique, cet impôt est récupéré au moment de remplir la déclaration d'impôts. Dans le cas d'une association, une demande doit être faite au département des finances à Berne. Dans certaines petites associations, l'impôt anticipé est compté comme une dépense, ou alors, seuls les intérêts nets (ceux effectivement versés) sont comptés. Si c'est le cas, il est important de le mentionner le plus tôt possible (l'impôt peut être récupéré dans les trois ans). La première demande est un peu plus compliquée (justificatifs nécessaires); ensuite, l'assocation recevra automatiquement un formulaire à remplir et à retourner accompagné des décomptes d'intérêts fournis par les banques.
  • Charges sociales: dès le moment où une association emploie du personnel (que ce soit une personne travaillant une heure par semaine, ou plusieurs employés à plein temps), elle doit payer des charges sociales. Il faut donc vérifier que l'association soit affiliée à une caisse AVS, et que des cotisations soient payées (une liste des salaires est envoyée à la caisse à la fin de l'année; son contenu devrait être plus ou moins comparable au contenu des comptes "salaires" de la comptabilité). La conclusion d'une assurance accidents, et (si un des employés gagne un salaire supérieur à environ 20'000.-), d'une affiliation à une caisse de prévoyance sont aussi obligatoires; dans ces deux cas, cependant, la caisse AVS est déjà chargée de contrôler que l'association soit bien affiliée.

Commentaires supplémentaires

Il se peut que pendant votre contrôle, vous pensiez à des commentaires ou suggestions qui pourraient être faits à propos de la comptabilité, même si ceux-ci n'indiquent aucunement un quelconque problème. Quelques exemples réels: "nous avons noté durant notre contrôle une diminution notable du nombre de membres depuis l'exercice précédent"; "pour compenser le déficit, nous suggérons d'utiliser la réserve de 10'000.- inscrite au passif du bilan"; "les vérificateurs soulignent que le bénéfice 2005 est inférieur au bénéfice 2004 et qu'une gestion des membres avec leur date d'entrée dans l'association serait souhaitable et faciliterait la vérification des rentrées d'argent.".

Faut-il indiquer ces commentaires dans votre rapport ? En général, non: votre travail consiste à vérifier que les comptes correspondent à la réalité, pas à fournir des conseils à l'association. Si vous avez une grand confiance en vous et en vos commentaires, ceux-ci peuvent être adressés au trésorier, voire au comité, mais pas à l'assemblée générale. Même si votre suggestion est bonne, il se peut qu'il y ait une bonne raison pour laquelle elle n'a pas été appliquée; dans tous les cas, si la question n'a pas été discutée, il y a de fortes chances pour que soit le trésorier, soit vous-même, vous retrouviez mécontent lors de l'assemblée générale. Même avec la meilleure intention du monde, si le trésorier n'a pas été consulté avant, il risque de se sentir sur la défensive et de prendre le commentaire comme une critique de son travail.

Rapport des vérificateurs

Une fois la vérification faite, il s'agit de la transcrire en un rapport qui sera lu à l'Assemblée Générale et archivé. Dans la plupart des cas, il s'agira d'indiquer que tout ce que vous avez vérifié était correct, mais vous avez le droit (et le devoir !) de refuser l'approbation si, par exemple, il manque des justificatifs, ou si la comptabilité est fausse. Si les problèmes constatés relèvent de la négligence (p.ex. une erreur de copie), parlez-en avec le trésorier pour qu'il puisse corriger les comptes avant l'assemblée, et que vous puissiez établir le rapport sur les bases des comptes corrects. Si vous suspectez un problème plus sérieux, tel que le problème de faux relevés mentionné ci-dessus, discutez-en avec un autre membre du comité (par exemple le président), ou cherchez conseil auprès d'une personne qualifiée dans le domaine.

Un exemple de rapport est donné ci-dessous:

 Rapport à l'assemblée générale de (nom de l'association)
 sur le contrôle des comptes de l'exercice 200X
 
 Mesdames, Messieurs,
 
 Suite au mandat qui nous a été confié lors de l'assemblée
 générale du XXXXXX, nous avons procédé, sur la base des
 documents présentés, à la vérification des comptes de l'association
 pour l'exercice allant du 1er janvier au 31 décembre 200X.
 
 Le total du bilan se monte à fr. XXXXX.XX Le compte de pertes et
 profits présente un bénéfice de fr. XXXXX.XX.
 
 Nous avons constaté que le bilan ainsi que le compte de pertes et
 profits concordent avec la comptabilité. Les contrôles effectués par
 pointages nous ont permis de constater l'exactitude de la
 comptabilité et l'existence de pièces justificatives probantes pour
 chaque opération vérifiée.
 
 En conséquence, nous recommandons à l'assemblée générale d'approuver
 les comptes présentés, d'en donner décharge aux organes responsables
 et de remercier le trésorier pour son travail.
 
 (Lieu), le XXXXXX
 
 Les vérificateurs des comptes
 
 (Nom et signature)          (Nom et signature)

Remerciements

Merci à Marc Mongenet et Alexandre Galletet pour leur relecture de ce texte et leurs commentaires.

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